Reglur um persónuvernd

Umsækjendur

Norðurál (einnig vísað til „félagsins“ og „okkar“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga þeirra sem sækja um starf hjá félaginu. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa umsækjendur um hvaða persónuupplýsingar félagið safnar, með hvaða hætti Norðurál nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarreglur þessar ná til persónuupplýsinga er varða alla þá sem sækja um starf hjá Norðuráli (hér eftir sameiginlega vísað til „umsækjenda“ eða „þín“).

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarreglurnar varða þig, vinsamlega hafðu samband við deildarstjóra starfsmannaþjónustu félagsins fyrir frekari upplýsingar. Samskiptaupplýsingar deildarstjórans koma fram í lok skjalsins.

1. Tilgangur og lagaskylda

Norðurál leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og eru reglur þessar byggðar á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi reglna þessa eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem Norðurál safnar og vinnur

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka umsækjendur og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli þess starfs sem sótt er um.
Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem Norðurál safnar um umsækjendur sína:

  • samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang;
  • starfsumsóknir, meðmæli og upplýsingar úr starfsviðtölum;
  • upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu;
  • upplýsingar um innihald sakaskráa;

Auk framangreindra upplýsinga, kann Norðurál einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem umsækjendur láta félaginu sjálfir í té (t.d. um hjúskaparstöðu).
Að meginstefnu til aflar Norðurál persónuupplýsinga beint frá umsækjendum. Í þeim tilvikum þar sem að persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa umsækjendur um slíkt.

4. Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

Við söfnum persónuupplýsingum um umsækjendur fyrst og fremst í þeim tilgangi að meta hæfni umsækjanda í nánar tiltekið starf og til að meta hvort ganga skuli til samnings við viðkomandi. Vinnslan fer því fram á grundvelli beiðni umsækjanda um að gera samning við Norðurál. Hvað varðar vinnslu á upplýsingum um innihald sakaskráa byggir vinnslan auk þess á lögmætum hagsmunum Norðuráls.

Í þeim tilvikum þar sem að söfnun og vinnsla persónuupplýsinga krefst samþykkis umsækjanda, er viðkomandi ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki sitt. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til deildarstjóra starfsmannaþjónustu.

Öll vinnsla Norðuráls á persónuupplýsingum skal vera í samræmi við persónuverndarlöggjöf, þar á meðal 8. – 11. gr. persónuverndarlaga.
Norðurál skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um umsækjendur sína sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

5. Miðlun til þriðju aðila

Norðurál kann að miðla persónuupplýsingum um umsækjendur til ráðgjafa, vegna vinnu þeirra fyrir félagið í tengslum við ráðningarferlið. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

6. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Norðurál leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

7. Varðveisla á persónuupplýsingum

Norðurál mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum. Umsóknir um tiltekin störf eru varðveittar í 6 mánuði frá lokum ráðningarferils. Ef um almenna umsókn er að ræða er umsókn varðveitt í 6 mánuði frá síðustu uppfærslu umsóknar. Ef að ráðningu verður eru gögn varðveitt samkvæmt persónuverndarstefnu starfsmanna Norðuráls.

8. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum

Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem Norðurál vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi. Á meðan á umsóknarferlinu stendur er því mikilvægt að þú tilkynnir Norðuráli um allar breytingar sem kunna að verða á þeim persónuupplýsingum sem þú hefur látið okkur í té.

Vinsamlega beinið öllum uppfærslum til deildarstjóra starfsmannaþjónustu Norðuráls.

9. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem Norðurál vinnur

Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem Norðurál vinnur um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent Norðuráli á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Framangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda Norðuráli að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi.

10. Fyrirspurnir umsækjenda og kvörtun til Persónuverndar

Ef umsækjendur hafa einhverjar spurningar vegna persónuverndarreglna þessara eða hafa áhyggjur af því hvernig persónuupplýsingar um þá eru varðveittar, skulu þeir hafa samband við deildarstjóra starfsmannaþjónustu sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina umsækjendum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

Ef að umsækjandi er ósáttur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar (personuvernd.is).

11. Samskiptaupplýsingar

Við höfum tilnefnt deildarstjóra starfsmannaþjónustu til að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarreglna. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:

Netfang personuvernd@nordural.is
Samskiptaupplýsingar um félagið:
Norðurál ehf
Skógarhlíð 12
105 Reykjavík

Norðurál Grundartangi ehf
Grundartanga
301 Akranes

12. Endurskoðun

Norðurál getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarreglum þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarreglum þessum verður uppfærð útgáfa af reglunum eða slíkt kynnt á vef félagsins.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið kynnt á vef Norðuráls.

Þessar persónuverndarreglur voru settar þann 4. júlí 2018.